Gli open space sono diventati il simbolo degli spazi contemporanei: luminosi, versatili e adatti alla vita dinamica. Ma trasformarli in ambienti funzionali e confortevoli richiede attenzione. Abbiamo chiesto quindi alcuni consigli a Elena Tosi, affermata interior designer di Home Box Design di Brescia.
Perché trasformare un open space?
Gli open space sono stati a lungo considerati simboli di modernità e collaborazione, ma negli ultimi anni hanno rivelato alcune criticità:
- Distrazioni e rumore: conversazioni incrociate e telefoni squillanti possono ridurre la concentrazione.
- Mancanza di privacy: alcune attività richiedono spazi più riservati.
- Flessibilità insufficiente: non tutti i compiti lavorativi si adattano a un unico ambiente.
Tuttavia, un open space ben progettato può diventare un ambiente funzionale, migliorando:
- Efficienza (aree dedicate a diverse attività).
- Collaborazione (spazi appositamente pensati per il teamwork).
- Benessere (zone relax e postazioni ergonomiche).
Vantaggi:
- Favorisce la comunicazione e lo scambio di idee.
- Migliora l’utilizzo degli spazi (meno “uffici vuoti”).
- Creazione di un ambiente dinamico e stimolante.
Sfide:
- Difficoltà nel gestire il rumore.
- Scarsa adattabilità per chi ha bisogno di concentrazione.
- Rischi di uniformità e poca personalizzazione.
Analisi delle esigenze
Prima di intervenire sulla struttura, è fondamentale capire come viene utilizzato lo spazio e quali sono le reali necessità dei team.
Valutare le attività lavorative e le necessità del team
- Questionari o interviste ai dipendenti per raccogliere feedback su:
- Quali attività svolgono (lavoro individuale, riunioni, brainstorming).
- Quali sono le maggiori fonti di disturbo.
- Cosa migliorerebbero nell’attuale disposizione.
- Osservazione diretta:
- Come si muovono le persone nell’ufficio?
- Quali aree sono sovraffollate e quali sottoutilizzate?
Identificare le zone funzionali necessarie
In base alle esigenze emerse, si possono definire diverse aree:
- Zone collaborative (tavoli grandi, lavagne, schermi condivisi).
- Postazioni individuali (scrivanie con divisori per il lavoro concentrato).
- Spazi per riunioni (sale formali e angoli informali con pouf).
- Aree relax (divanetti, cucinette, zone silenzio).
- Spazi ibridi (postazioni per smart working o chiamate private).
Una volta completata questa analisi, si potrà passare alla progettazione consapevole degli spazi, massimizzando comfort e produttività.
Definizione delle aree funzionali
Trasformare un open space in un ambiente veramente funzionale richiede una suddivisione intelligente in zone dedicate a specifiche attività. L’obiettivo è bilanciare collaborazione e concentrazione, garantendo flessibilità e comfort.
Come suddividere lo spazio in zone dedicate
- Mappatura delle attività
- Identificare le esigenze primarie (es.: lavoro individuale vs. riunioni frequenti).
- Utilizzare un layout a “cluster” o a “isole” in base al flusso di lavoro.
- Gerarchia visiva e percorsi intuitivi
- Usare arredi, colori o pavimenti diversi per delimitare le aree (es.: moquette per la zona relax, pavimento liscio per le postazioni lavoro).
- Creare percorsi fluidi per evitare incroci caotici.
- Flessibilità con elementi mobili
- Tavoli con ruote, pareti pieghevoli o carrelli per riconfigurare rapidamente gli spazi.
Esempi di aree funzionali
| Tipo di Zona | Caratteristiche | Esempi di Arredi |
| Area collaborativa | Spazi aperti per brainstorming e team meeting | Tavoli modulari, lavagne magnetiche, monitor condivisi |
| Postazioni individuali | Scrivanie con privacy acustica e visiva | Pannelli divisori, cuffie anti-rumore |
| Angolo riunioni | Sedute informali per discussioni rapide | Pouf, tavolini bassi, divanetti |
| Zona relax | Spazi per pause rigeneranti | Poltrone, cucinette, piante |
| Phone booth | Cabine per chiamate private o lavoro concentrato | Micro-stanze insonorizzate |
Soluzioni di arredo modulari e flessibili
Per adattare un open space a diverse esigenze, l’arredo gioca un ruolo chiave. Ecco come scegliere elementi che combinano funzionalità, design e adattabilità.
Panelli divisori e strutture leggere
- Pareti verdi o scaffalature → Separano gli spazi senza appesantire l’ambiente.
- Pannelli fonoassorbenti → Riducono il rumore e creano privacy (es.: tessuti, legno forato).
- Vetrate semitrasparenti → Mantengono luminosità e senso di apertura.
Tavoli e sedute modulari
- Tavoli componibili → Si espandono o riducono in base alle esigenze (es.: forme a puzzle o a X).
- Sedie e pouf mobili → Con ruote o impilabili per riconfigurare rapidamente gli spazi.
Esempi pratici di arredi multifunzionali
- Scrivanie ibride: Con integrazione di pannelli scrivania/divisori.
- Armadi attrezzati: Contengono attrezzature e fungono da separé acustico.
- Mobiletti con ruote: Per riorganizzare gli spazi in pochi minuti.
Materiali e design
- Leggeri (per facilitare gli spostamenti).
- Estetica coerente con l’identità aziendale.
- Durevoli (per resistere a frequenti riconfigurazioni).
→ Pro-tip: Testare layout temporanei prima di investire in soluzioni definitive, per valutare l’efficacia delle diverse configurazioni.
Elementi per la privacy e l’acustica
Il problema degli open space: rumore e disturbi visivi
Uno dei maggiori disagi negli open space è la mancanza di privacy e l’inquinamento acustico, che riducono la produttività e aumentano lo stress. Ecco come risolverli:
Soluzioni per migliorare l’acustica
- Pannelli fonoassorbenti
- Da appendere a parete o montare su soffitti (es.: pannelli in lana di roccia, tessuti spessi).
- Alternative creative: Quadri fonoassorbenti, pannelli decorati con stampe aziendali.
- Barriere fisiche con funzione acustica
- Divisori alti tra postazioni (min. 1,4 m per ridurre il rumore).
- Cabine insonorizzate per chiamate (phone booth).
- Materiali morbidi e assorbenti
- Tappeti spessi, tende pesanti, pouf imbottiti.
- Piante a foglia larga (es.: Ficus, Monstera) che aiutano a smorzare i suoni.
Soluzioni per la privacy visiva
- Vetrate satinate o decorative: Bloccano le visuali dirette mantenendo la luce.
- Schermi e divisori a scomparsa: Pieghevoli o mobili per adattarsi alle esigenze.
- Zig-Zag layout: Disporre le scrivanie non in linea retta per evitare sguardi incrociati.
→ Case study: Un’azienda tech ha ridotto le lamentele per il rumore del 60% installando pannelli acustici sul soffitto e divisori tra le postazioni.
Illuminazione e atmosfera
Perché la luce è cruciale?
Un’illuminazione ben studiata:
✔ Aumenta la produttività (meno affaticamento degli occhi).
✔ Definisce le zone (luce calda in area relax, luce fredda in postazioni lavoro).
✔ Migliora il benessere (regolazione della luce naturale e artificiale).
Strategie per un’Illuminazione Efficace
- Sfruttare la luce naturale
- Posizionare le postazioni di lavoro vicino alle finestre.
- Usare vetrate trasparenti o tende leggere per non bloccare la luce.
- Illuminazione artificiale a strati
- Luce generale: Faretti a LED a luce bianca neutra (4000K) per l’illuminazione base.
- Luce task: Lampade da tavolo regolabili per le scrivanie.
- Luce d’atmosfera: Strip LED a luce calda (3000K) nelle zone relax.
- Soluzioni smart
- Sensori di presenza per spegnere le luci nelle aree non utilizzate.
- Lampade con regolazione della temperatura colore (da fredda a calda).
Esempi pratici
| Zona | Tipo di illuminazione | Esempi |
| Postazioni lavoro | LED bianco freddo (4000-5000K) | Lampade a sospensione lineari |
| Sale riunioni | Luce diffusa e regolabile | Faretti orientabili + luce indiretta |
| Area relax | Luci calde (2700-3000K) | Lampade a piantana, LED a fascia |
→ Pro-tip: evitare l’abbagliamento posizionando le luci in modo che non si riflettano sugli schermi dei PC.
Tecnologia integrata
Perché la tecnologia è fondamentale in un open space moderno?
In un ambiente lavorativo ibrido e dinamico, la tecnologia deve essere:
- Accessibile (senza cavoli in vista o connessioni lente)
- Intuitiva (plug-and-play per meeting ibridi)
- Flessibile (adattabile a diverse esigenze)
Soluzioni tech per open space funzionali
- Sistemi per riunioni ibride
- Schermi interattivi con condivisione wireless (es.: Microsoft Surface Hub)
- Videocamere con inseguimento automatico del parlante
- Microfoni a beamforming per catturare chiaramente le voci
- Postazioni di lavoro smart
- Dock universali per collegare rapidamente laptop
- Tavoli con prese integrate e ricarica wireless
- Monitor regolabili in altezza con tecnologia USB-C
- Gestione degli spazi intelligente
- Sistemi di prenotazione digitale per sale riunioni
- Sensori di occupazione per ottimizzare gli spazi
- App per segnalare problemi acustici o termici
- Infrastruttura nascosta ma efficiente
- Canalizzazioni per cavi integrate nei pavimenti e nei mobili
- Access point WiFi posizionati strategicamente
- Pannelli di controllo ambientale (luci/temperatura)
→ Esempio reale: Una società di consulenza ha ridotto del 40% il tempo perso in riunioni tecniche installando schermi touch in ogni area collaborativa.
Conclusioni
Riassunto dei punti chiave
- Analisi preliminare è fondamentale per capire le reali esigenze
- Zonizzazione intelligente bilancia collaborazione e concentrazione
- Acustica e privacy vanno risolte con soluzioni mirate
- Tecnologia deve essere integrata e non invasiva
- Flessibilità è la parola d’ordine per arredi e layout
Checklist per iniziare il tuo progetto
- Condurre un sondaggio tra i dipendenti
- Mappare le attività e i flussi di lavoro
- Sperimentare layout temporanei
- Scegliere almeno 3 soluzioni acustiche
- Integrare almeno 1 tecnologia smart per area
- Pianificare una fase di test e feedback
Oltre la trasformazione fisica
- Considerare un piano di change management
- Formare il personale sulle nuove tecnologie
- Programmare revisioni periodiche dell’assetto
→ Prossimi passi concreti:
- Se hai un budget ridotto: Inizia con soluzioni fai-da-te come pannelli acustici mobili
- Se stai ristrutturando: Approfitta per integrare canalizzazioni e tecnologie
- Se vuoi un approccio scientifico: Affiancati a un workspace designer
Un ultimo consiglio: “Meno è meglio. Inizia con poche modifiche mirate, misura i risultati e poi scala.”